Xara, la reception virtuale Utax che gestisce l’ingresso dei tuoi ospiti in azienda.

Con Xara puoi gestire i tuoi visitatori direttamente dalla tua multifunzione.

Xara è il software di reception virtuale targato Utax che offre tante diverse funzioni per gestire al meglio i flussi di lavoro nella tua azienda direttamente dalla tua multifunzione.

Vi avevamo già parlato della comoda funzione di Xara per la gestione dei dipendenti, oggi invece vi presentiamo il modulo per la gestione dei visitatori che entrano nella tua azienda.

Xara prevede tre modalità di registrazione degli ospiti:

 

01.   REGISTRAZIONE OSPITI ISTANTANEA

All’arrivo in azienda il visitatore sarà accolto da Xara attraverso il pannello della multifunzione. Dopo aver inserito Nome, Cognome e Azienda, verrà registrato nel Database, nel pieno rispetto delle norme per la privacy vigenti (GDPR).

L’ospite dovrà poi selezionare il reparto e la persona con cui ha appuntamento e Xara si occuperà di contattare automaticamente il reparto e la persona selezionata dell’arrivo dell’ospite.

E’ inoltre possibile stampare per l’ospite del materiale informativo o utile per l’appuntamento, in maniera che riceva subito tutto ciò di cui ha bisogno.

 

02.   PRE-REGISTRAZIONE

Un’altra funzione del modulo gestione ospiti è la possibilità di pre-registrarsi per un appuntamento fornendo agli ospiti un PIN che andrà inserito al loro arrivo direttamente attraverso il pannello della multifunzione. Il PIN associato all’ospite e all’appuntamento permette a Xara di avvisare il reparto dell’arrivo del visitatore oppure, in associazione con il modulo gestione Code, può stampare un numero progressivo per indirizzarlo ad un ufficio/sportello.

 

03.   PER ENTI E UFFICI APERTI AL PUBBLICO

Utax offre la possibilità di avere una pagina web dedicata attraverso la quale l’utente può visualizzare le disponibilità degli uffici e degli orari e prendere un appuntamento. Riceverà poi un’email di conferma con un PIN, un QR-Code o un Barcode da presentare a Xara una volta in azienda per l’appuntamento. Il procedimento sarà poi lo stesso della registrazione.

 

 

 

COPYPOINT E’ PARTNER UTAX

Copypoint Srl, in qualità di partner Utax, offre tutto il supporto necessario nella scelta della multifunzione Utax e nell’attivazione della reception virtuale Xara.

Per informazioni contattaci allo 06.52311789 oppure via email tramite la nostra pagina Contatti.

 

Fonte e Foto Credits: Utax