Quando si sceglie una nuova stampante per l’ufficio, il formato viene spesso considerato un dettaglio tecnico. In realtà può incidere parecchio sulla scelta della macchina, sullo spazio occupato e, soprattutto, sui costi. La domanda da porsi, quindi, non è semplicemente se sia meglio una stampante A3 o A4, ma quanto spesso in ufficio si abbia davvero bisogno di stampare documenti più grandi del classico foglio A4.
Per molte aziende la risposta è: molto meno di quanto si pensi.
Stampante A3 o A4: cosa cambia concretamente?
Stampante A3 o A4: cosa cambia concretamente?
Una stampante A4 gestisce il formato utilizzato per la maggior parte dei documenti aziendali: contratti, fatture, preventivi, comunicazioni, report, documentazione amministrativa e materiale interno.
Una multifunzione A3 permette invece di stampare e, a seconda del modello, copiare e scansionare anche fogli da 297 × 420 mm. Una possibilità utile, ma solo quando esiste un’effettiva esigenza di lavorare con documenti di queste dimensioni.
La differenza tra le due soluzioni riguarda quindi non solo il formato massimo supportato, ma anche dimensioni della macchina, configurazione, capacità carta e investimento necessario.
Quando l’A4 è più che sufficiente
Quando l’A4 è più che sufficiente
Per uno studio professionale o un normale ufficio amministrativo, una buona multifunzione A4 può coprire praticamente tutte le attività quotidiane.
È la scelta più logica quando si stampano prevalentemente documenti di testo, fatture, ordini, contratti, moduli, presentazioni e comunicazioni interne.
Inoltre, le stampanti A4 professionali possono offrire velocità elevate, stampa fronte-retro, scanner automatico, più cassetti carta e funzioni avanzate di gestione documentale. Scegliere l’A4, quindi, non significa necessariamente rinunciare a una macchina performante.
Anzi, quando il formato A3 non viene realmente utilizzato, acquistare una macchina più grande può significare semplicemente pagare per una funzione che resterà quasi sempre inutilizzata.
Chi ha davvero bisogno di una stampante A3?
Chi ha davvero bisogno di una stampante A3?
Ci sono però attività nelle quali l’A3 non è un optional.
Studi tecnici, architetti, progettisti e alcune imprese possono aver bisogno di visualizzare planimetrie, schemi e disegni in dimensioni maggiori. Anche agenzie creative, reparti marketing, attività commerciali e aziende che producono internamente materiale promozionale possono utilizzare frequentemente questo formato.
L’A3 può essere utile anche per tabelle molto estese, calendari, diagrammi, presentazioni, bozze grafiche o documenti nei quali ridurre tutto in A4 renderebbe le informazioni difficili da leggere.
Il punto è la frequenza. Se si stampa in A3 una volta ogni sei mesi, probabilmente non vale la pena dimensionare l’intero sistema di stampa su questa necessità. Se invece quei documenti fanno parte del lavoro settimanale, il discorso cambia completamente.
Ingombro: una differenza da non sottovalutare
Ingombro: una differenza da non sottovalutare
Tra stampante A3 o A4, uno degli aspetti più visibili è sicuramente lo spazio occupato.
Molte multifunzione A4 possono essere installate su una scrivania o su un mobile dedicato. I modelli A3, invece, hanno generalmente dimensioni maggiori e possono richiedere uno spazio specifico, soprattutto nelle configurazioni dotate di cassetti aggiuntivi e finisher.
In un ufficio piccolo questo elemento può fare la differenza. Prima di scegliere la macchina è quindi utile valutare anche dove verrà posizionata, quante persone dovranno utilizzarla e quanto spazio è realmente disponibile.
Costi: l’A3 conviene solo se viene utilizzato
Costi: l’A3 conviene solo se viene utilizzato
Una macchina A3 professionale è normalmente più strutturata e può comportare un investimento superiore rispetto a un modello A4 con caratteristiche comparabili.
Ma limitarsi al prezzo della stampante sarebbe riduttivo.
Bisogna considerare anche volumi mensili, consumabili, manutenzione, eventuali accessori e costo per pagina. Una stampante apparentemente più economica, ma non adatta al carico di lavoro dell’ufficio, può rivelarsi una scelta poco conveniente nel tempo.
Lo stesso vale al contrario: scegliere una multifunzione A3 sovradimensionata per stampare quasi esclusivamente fogli A4 significa sostenere un costo che potrebbe non portare alcun vantaggio concreto.
E la velocità di stampa?
E la velocità di stampa?
A3 non significa automaticamente più veloce, così come A4 non significa necessariamente macchina destinata a piccoli volumi.
Esistono multifunzione A4 professionali progettate per gestire ritmi di lavoro intensi e modelli A3 con prestazioni molto diverse tra loro.
Per valutare correttamente la velocità servono quindi altri dati: quante pagine vengono stampate ogni mese, quante persone utilizzano il dispositivo, quanto sono frequenti i lavori di molte pagine e quali funzioni vengono utilizzate più spesso.
In un ufficio con dieci persone che stampano continuamente documenti A4, ad esempio, velocità e capacità dei cassetti possono essere molto più importanti della possibilità di stampare in A3.
Prima di scegliere, guardate cosa stampate davvero
Prima di scegliere, guardate cosa stampate davvero
Un modo semplice per capire quale macchina serve è osservare l’utilizzo reale delle ultime settimane.
Quanti documenti sono stati stampati? Quale percentuale era a colori? Tra questi, quanti richiedevano realmente il formato A3? Lo scanner viene utilizzato spesso? Ci sono momenti della giornata in cui si formano code di stampa? È necessario caricare frequentemente nuova carta?
Queste informazioni raccontano molto più di una semplice scheda tecnica.
La scelta tra stampante A3 o A4 dovrebbe partire proprio da qui: dalle abitudini dell’ufficio, non dal modello con il maggior numero di funzioni.
A3 o A4? La macchina giusta è quella dimensionata sul lavoro
A3 o A4? La macchina giusta è quella dimensionata sul lavoro
Non tutti gli uffici hanno bisogno della stessa soluzione e, soprattutto, una macchina più grande non è automaticamente una macchina migliore.
Per alcune aziende una multifunzione A3 è uno strumento di lavoro indispensabile. Per altre, una A4 professionale ben configurata permette di ottenere le stesse prestazioni quotidiane con meno ingombro e un investimento più proporzionato.
Copypoint aiuta aziende e professionisti a individuare la soluzione più adatta in base ai volumi di stampa, agli spazi disponibili e alle reali modalità di utilizzo.
Con il noleggio stampanti All-Inclusive Copypoint, inoltre, installazione, assistenza, smaltimento dei toner e riordino automatico dei consumabili vengono gestiti all’interno di un unico servizio.
Non sai se scegliere una stampante A3 o A4? Approfitta della nostra consulenza gratuita!
Foto di Olena Kholina su Unsplash
