Ogni giorno, negli uffici, vengono digitalizzati contratti, fatture, ordini, documenti amministrativi e archivi cartacei. Quando tutto funziona correttamente, la scansione richiede pochi secondi. Ma se ogni documento impiega troppo tempo, gli operatori sono costretti ad attendere, si creano code di lavoro e la produttività ne risente. Una scansione documentale lenta non è soltanto un piccolo fastidio: può trasformarsi in un costo nascosto che incide sull’efficienza dell’intera azienda. La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, il problema ha una soluzione.
Perché la scansione documentale è lenta?
Perché la scansione documentale è lenta?
Le cause possono essere diverse e non sempre dipendono dallo scanner.
Tra le più frequenti troviamo:
- dispositivi ormai datati, con velocità di acquisizione limitata;
- impostazioni di scansione non adatte al tipo di documento;
- file salvati con una risoluzione molto più alta del necessario;
- computer poco performanti che rallentano l’elaborazione delle immagini;
- rete aziendale lenta, soprattutto quando i documenti vengono salvati direttamente su cartelle condivise o nel cloud.
Anche la gestione manuale dei documenti può incidere sui tempi: rinominare ogni file, scegliere la cartella corretta e organizzare gli archivi richiede spesso più tempo della scansione stessa.
Scansione documentale lenta: 5 soluzioni per velocizzare il processo
Scansione documentale lenta: 5 soluzioni per velocizzare il processo
Se la scansione documentale lenta sta rallentando il lavoro quotidiano, è il momento di intervenire sul processo. Ecco alcuni accorgimenti che possono fare la differenza.
1. Utilizzare uno scanner progettato per grandi volumi
1. Utilizzare uno scanner progettato per grandi volumi
Gli scanner da ufficio di ultima generazione sono in grado di acquisire decine di pagine al minuto, fronte e retro in un unico passaggio, riducendo drasticamente i tempi di lavorazione.
Se il volume di documenti è elevato, affidarsi a un dispositivo professionale rappresenta un investimento che si ripaga rapidamente.
2. Impostare la risoluzione corretta
2. Impostare la risoluzione corretta
Scansionare tutto a 600 dpi non è quasi mai necessario.
Per la maggior parte dei documenti amministrativi, una risoluzione di 200 o 300 dpi garantisce un’ottima qualità e produce file più leggeri, che vengono elaborati e salvati molto più velocemente.
3. Automatizzare la gestione dei file
3. Automatizzare la gestione dei file
Le moderne soluzioni di scansione permettono di:
- assegnare automaticamente il nome ai documenti;
- salvarli nella cartella corretta;
- inviarli direttamente via e-mail;
- archiviarli nei software gestionali o nei sistemi documentali.
Automatizzare queste attività elimina numerosi passaggi manuali e riduce il rischio di errori.
4. Controllare le prestazioni della rete
4. Controllare le prestazioni della rete
Se i documenti vengono archiviati su un server o nel cloud, anche la velocità della connessione può influenzare i tempi.
In alcuni casi il problema non è lo scanner, ma il trasferimento dei file verso la destinazione finale.
5. Integrare il riconoscimento OCR
5. Integrare il riconoscimento OCR
L’OCR (Optical Character Recognition) trasforma le immagini dei documenti in testi ricercabili.
Oltre a rendere più semplice la ricerca delle informazioni, permette di automatizzare numerosi flussi documentali, evitando attività manuali ripetitive.
Quando è il momento di sostituire lo scanner?
Quando è il momento di sostituire lo scanner?
Se il dispositivo richiede manutenzioni frequenti, si blocca durante l’acquisizione o impiega troppo tempo anche per documenti semplici, probabilmente non è più adeguato alle esigenze dell’ufficio.
Una scansione documentale lenta spesso è il sintomo di una tecnologia ormai superata. Continuare a lavorare con apparecchi poco performanti significa perdere tempo ogni giorno, con un impatto economico che nel lungo periodo supera il costo di un nuovo dispositivo.
La tecnologia giusta fa risparmiare tempo
La tecnologia giusta fa risparmiare tempo
Velocizzare la digitalizzazione non significa semplicemente acquistare uno scanner più rapido. Occorre analizzare il flusso di lavoro nel suo insieme, individuare i colli di bottiglia e scegliere soluzioni che automatizzino il più possibile le operazioni ripetitive.
In Copypoint aiutiamo le aziende a individuare la soluzione di scansione più adatta alle proprie esigenze, integrando hardware, software e servizi per rendere la gestione documentale più semplice, veloce ed efficiente.
